La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior. Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento
de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular
para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas
y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la
base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a
un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la
autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular
que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos
por parte de PROCALIDAD S.A. en los términos y condiciones recogidos en la misma. No será necesaria
la autorización del Titular cuando se trate de Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es PROCALIDAD S.A. cuyos
datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Calle 127 D #70 D _06
Correo electrónico: info@procalidad.com
Teléfono: 7434711
PROCALIDAD S.A., en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características de cada una de ellas.
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares
de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos
personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le
ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del
tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
• Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen
aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales.
• Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente
prestada para el tratamiento de sus datos personales.
• Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de
la normativa en materia de Protección de Datos.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la LEPD.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular
o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
El o la Directora Administrativa y recursos humanos de PROCALIDAD S.A., será el Oficial de protección
de datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede
ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 3. Roles y Responsabilidades".
Teléfono: 7434711
Correo Electrónico: cmalagon@procalidad.com
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos
personales en dos casos: Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que
para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, PROCALIDAD S.A.
solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de
documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del
material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de
Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito
dirigido a PROCALIDAD S.A., enviado, mediante correo electrónico a: info@procalidad.com, indicando
en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a
PROCALIDAD S.A., la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así
como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la
información solicitada:
Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
Fax.
Correo electrónico u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento,
ofrecido por PROCALIDAD S.A.
Una vez recibida la solicitud, PROCALIDAD S.A. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo
de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el
artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito
dirigido a PROCALIDAD S.A., enviado, mediante correo electrónico a info@procalidad.com, indicando
en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a
PROCALIDAD S.A.
La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así
como del documento acreditativo de tal representación.
Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión,
revocación o inflación.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo
en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
PROCALIDAD S.A. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
PROCALIDAD S.A., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal
g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para
garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Por otra parte, PROCALIDAD S.A., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de
transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de
las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información
en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por PROCALIDAD S.A., que están
recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).
TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos
(Públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
| GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y SOPORTES | CONTROL DE ACCESO | INCIDENCIAS | PERSONAL | MANUAL INTERNO DE SEGURIDAD |
| 1. Medidas que eviten el
accseso indebido o la
recuperación de los datos que
han sido descartadosborrados
o destruidos. 2. Acceso restringuido al lugar donde se almacena los datos. 3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio fisico o electronico. 4. Sistema de etiqueteado o identificación del tipo de información. 5.Inventario de soportes |
1.Acceso de usuarios limitado
a los datos necesarios para el
desarrollo de sus funciones 2. Lista actualizada de los usuarios y acceso autorizado. 3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados. 4. Conseción, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado |
1.Registro de incidencias,tipo
de incidencia,momento en que
se ha producido, emisor de la
notificación, receptor de la
notificación efectos y medidas
correctoras. 2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias |
1.Definición de las funciones y
obligaciones de los usuarios
con acceso a los datos. 2. Definición de las funciones de control y autorización delegados pór el responsable del tratamiento. 3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas. |
1.Elaboración e
implementación del manual de
obligado cumplimineto pára el
personal 2. Contenido minimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimientos ante incidentes,procedimientos de copias y recuperación de datos,medidas de seguridad para el trasporte,destrucción y reutilización de documentos de identificación de los encargados del tratamiento |
TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, Sensibles) según el tipo de bases de datos
| BASE DE DATOS NO AUTOMATIZADAS | ||
| ARCHIVO | ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS | CUSTODIA DE DOCUMENTOS |
| Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación,localización y permitan el ejercicio de los derechos de los titulares | Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas autorizadas | Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de los documentos durante la revisión o no tramitación de los mismos. |
Bases de datos automatizadas
Identificación y autenticación
Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de
su autorización.
Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y
almacenamiento cifrado.
Telecomunicaciones
Acceso a datos mediante redes seguras.
TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos
Bases de datos automatizadas y no automatizadas
Auditoría
Auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses.
Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
Conservación del Informe a disposición de la autoridad.
Responsable de seguridad Manual Interno de Seguridad
Designación de uno o varios Controles responsables de seguridad, periódicos de designación de uno
o varios encargados al cumplimiento del control y la coordinación de las medidas del manual Interno
de Seguridad.
Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de
seguridad.
| BASE DE DATOS AUTOMATIZADAS | |||
| GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y SOPORTES | CONTROL DE ACCESO | IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN | INCIDENCIAS |
| 1. Resgistro de entrada y salida de
documentos y soportes,fecha,
emisor y receptor, numero y tipo de
identificación, forma de envío,
responsable de la recepción o
entrega |
1.Control de acceso al lugar o
lugares donde se ubican los
sistemas de información |
1. Mecanismo que limite el numero
de intentos reiterados de acceso
no autorizados. |
1. Registro de los procedimientos
de recuperación de los datos,
persona que los ejecuta, datos
restaurados y datos grabados
manualmente 2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación. |
TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos
| BASE DE DATOS NO AUTOMATIZADAS | |||
| CONTROL DE ACCESO | ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS | COPIA O REPRODUCCIÓN | TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN |
| 1.Acceso solo para personal autorizado. 2. Mecanismo de identificación de acceso. 3. Registro de acceso de usuarios no autorizados |
1. Archivadores, armarios u otros ubicados en
areas de acceso proteguidas con llaves u otras
medidas |
1. Solo por usuarios autorizados. 2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos. |
1. Medidas que impidan el
acceso o manipulación de
documentos |
| BASE DE DATOS AUTOMATIZADAS | ||
| GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y SOPORTES | CONTROL DE ACCESO | TELECOMUNICACIONES |
| 1.Sistema de etiquetado confidencial. 2. Cifrado de datos . 3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera. |
1.Resgistro de acceso usuario, hora, base de
datos a la que accede tipo de red, acceso
registro al que accede. 2.Control del registro de acceso por el responsable de seguridad informe mensual. 3. Conservación de los datos 2 años |
1.Trasmición de datos mediante redes
electrónicas cifradas |
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que
no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel
adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia
de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la
presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de
salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de
Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del
tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la
autorización del Titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y
Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos
personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias
tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un
encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no
requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de
transmisión de datos personales."
Las bases de datos responsabilidad de PROCALIDAD S.A., serán objeto de tratamiento durante el
tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez
cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo
contrario. PROCALIDAD S.A. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que
exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de
datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 31 de enero de 2018”